Pro splnění GDPR jsou důležité interní směrnice, říká obchodní ředitelka Radka Aschenbrennerová

Radka Aschenbrennerová má náhled na fungování firem víc než bohatý. Ve firmě se pohybuje už 18 let a dnes působí jako vedoucí obchodního oddělení. V rozhovoru shrnula nejzásadnější novinky, které letos v Altusu připravili pro uživatele Varia i Portalu.

EET: zrušení evidence plateb kartou a odložení 3. a 4. vlny

Co elektronická evidence plateb kartou pro uživatele Varia znamenala?

Zavádění elektronické evidence plateb kartou bylo náročné hlavně kvůli nejasné definici, kdy se prodejce o platbě dozví. Jestli v momentě potvrzení platby z platební brány nebo e-shopu, případně když odejdou peníze z banky? Spousta názorů. Že se nám je podařilo skloubit, jsme poznali i tak, že na technickou podporu prakticky nechodí dotazy na EET. Z tohoto pohledu je to pro klienty i nás bezproblémové řešení.

Ústavní soud zrušil povinnou evidenci plateb kartou do EET a od začátku března se EET na platby kartou nevztahuje. Ulevilo se firmám?

Zrušení evidence plateb kartami pomohlo zejména malým standardizovaným e-shopům s řešením na míru, které nemají peníze nebo síly zavádět náročnější změny. Očekáváme, že to na trhu přinese drobné oživení.

Co pro vás znamená odložení 3. a 4. vlny EET?

Odložení nás neovlivňuje. Od první vlny jsme byli připraveni na ty další. Ta první byla specifická tím, že se jednalo hlavně o restaurační zařízení, kterých mezi klienty nemáme tolik. Měli jsme relativně snadnou práci, proces je zde jasně daný. Druhá vlna ale byla zkouška ohněm, protože do EET vstoupily e-shopy a další obchody.

Tam se zjistilo, že je třeba vyřešit mnohem víc věcí než v restauracích, kde člověk platí hotově, kartou nebo stravenkou. Přidaly se on-line platby, dobírky, poukázky, odeslání, storna, vratky objednávek a tak dále. Nejvytíženější byli naši programátoři, kteří dávali s klienty vše dohromady. 3. a 4. vlna by představovala otazník pro řemeslníka, jenž by od nás požadoval on-line řešení.

Legislativní změny: GDPR a mzdy

Od května začne platit GDPR neboli Obecné nařízení o ochraně osobních údajů. Jak na to bude Vario připravené?

Je třeba říci, že se nařízení netýká jen systému, ale zejména vnitřních směrnic firem, které musí určit pravidla pro zacházení s daty. Kdo za ně zodpovídá, kde jsou uložená, jak se s nimi nakládá, po jaké době se mažou? Podniky často zjišťují, že mají data rozházená v e-mailech, počítačích, na volně přístupných serverech.

Tady přichází první fáze naší pomoci. Systém připravujeme tak, aby uživatelé mohli evidované informace kategorizovat, nastavovat prioritu odmazávání, aby ukládané údaje byly logované a uložené bezpečně.

Druhou pomocnou ruku představuje náš Portal. Přes řízenou dokumentaci umožní firmám o jejich interních pravidlech informovat. Dokumenty zde mají uživatelé uložené na jednom místě. V Portalu si je pročtou a elektronickým podpisem stvrdí, že se s nimi seznámili.

Kromě očekávaného GDPR vešlo na začátku roku v platnost zvýšení minimální a zaručené mzdy, vyšší důchody, povinnost platit 15% srážkovou daň u DPČ nebo dávky pro dlouhodobě nemocné. Který zákon má podle vás na uživatele Varia největší dopad?

Uživatelů Varia se legislativní změny nejvíce dotýkají v oblasti mezd. Jednotlivé změny jsme zapracovali do systému. Třeba při zavedení 15% srážkové daně pro DPČ u výdělku nad 2500 Kč jsme jen přenastavili mzdové složky, ať se srážková daň ze mzdy strhává. Co se týče minimální mzdy, tak nejnižší úroveň sazby zapracováváme buď do výpočtů nebo do nastavení mzdových složek. Na to navazují i další kroky jako úprava formulářů, tiskových výstupů nebo zobrazení pro kontrolu. Z hlediska výsledku nic velikého, stojí za tím ale mnoho práce na analýzách, zpracování, otestování a spuštění.

Radku Aschenbrennerovou zajímají názory zákazníků Altusu. Volá si s nimi a navštěvuje je.

Ze zákulisí Altusu

Pro uživatele pravidelně připravujete školení. V jakých tématech budete uživatele školit?

Individuální i hromadné kurzy a školení pořádáme v oblastech, které jsou pro klienty stěžejní, tedy účetnictví, mzdy či uzávěrkové operace. Pro správce systému máme školení administrace systému. Největší oblibě se těší kurz uzávěrkových operací v účetnictví, který nabízíme na konci roku a pak v červnu pro firmy s obráceným hospodářským rokem. Při startu EET jsme školili i tuto tematiku. Pokud bude zájem o proškolení GDPR, kurzy vypíšeme.

Máte specifickou skupinu zákazníků? Kdo k vám poslední dobou přichází?

Většinou k nám chodí obchodní firmy, pak výrobní a servisní. Zvládáme i nestandardní řešení. Nedávno jsme navázali spolupráci s firmou na pronájem malých skladových prostor. Vario používají na běžnou fakturaci a úhrady. Připravili jsme pro ně navíc doplňkové řešení půjčovny a evidence smluv. Přes půjčovnu evidují pronajímané kóje. Zákazník si vybere velikost a dobu obsazenosti, tyto údaje se propíší do evidence smluv a podle nich klient pravidelně zákazníkům fakturuje. Při speciálních řešeních upravíme standardní moduly. Zákazníkům to vyjde lépe než řešení na míru.

Otázka na závěr. Z čeho máte poslední dobou radost, co se v Altusu povedlo?

Největší naší radostí je schvalování dokladů z Varia v Portalu. Jde o řešení, které usnadňuje schvalování přijatých faktur, ale i jakýchkoliv jiných dokladů jako zakázka, objednávka nebo třeba vydaná faktura. V Portalu si snadno definujete své work-flow. Díky tomu víte, co se stane, když někdo přesune doklad z Varia do Portalu – kdo jej má schválit, co se děje po schválení či neschválení. Nastavíte třeba i věci jako schvalování vhodného dodavatele.

Při schvalovacím procesu se doklad ve Variu zablokuje a nehnete s ním. Nejdou měnit položky, nenabízí se do účtování či úhrad. Po schválení se odblokuje podle definovaného work-flow. Buď se otevře na úhrady, účtování nebo obojí. K dispozici je stále odkaz s průběhem schvalování. Co je důležité – doklady mohou schvalovat i lidé, kteří s Variem nepracují. Stačí doklad v Portalu a internetový prohlížeč. Na e-mail vám přijde odkaz, kliknete na něj a vidíte vypsanou fakturu tak, jak se zapisuje do Varia. Je zde scan faktury, který můžete schvalovat i z druhé strany zeměkoule.

 

Zajímalo by vás ještě něco? Zeptejte se Radky Aschenbrennerové na našem Facebooku.

3 | 2018

Chystáte se na daňové přiznání? Zjistěte, jak srazit daně na minimum

I když daňoví poplatníci tradičně počítají s koncem března, díky Velikonocům letos podáte daňová přiznání až do 3. dubna. To je n...
3 | 2018

V Novobalu potřebovali nový systém s dobrými funkcemi. Rozhodnutí padlo na Vario.

Sklad, Pokladna nebo Nákup zboží – to jsou jen některé funkce Varia, které den co den používají v pelhřimovském Novobalu. A...
2 | 2018

Připomeňte si 7 legislativních změn roku 2018, které se hodí znát

GDPR odstartuje revoluci v sankcích za prohřešky v ochraně osobních údajů. Prohlášení k dani může být v elektronické formě. Zvýši...
2 | 2018

5 tipů na rychlejší práci pomocí intranetu Altus Portal

Zaprášené šanony v archivu, nejasnosti kolem zastupování lidí na dovolených a příliš mnoho nezpracovaných e-mailů od kolegů. Přes...
2 | 2018

Report: co se naučíte na školení ke změnám v modulu Mzdy pro rok 2018

Nový rok přináší nové legislativní úpravy ve mzdách, daních i dalších oblastech. Namátkou jmenujme navýšení minimální mzdy, vznik...

Zasílat novinky


Články podle témat

Archiv novinek

2018

Srpen (1 příspěvek)
Březen (4 příspěvky)
Únor (5 příspěvků)
Leden (3 příspěvky)

2017

Prosinec (2 příspěvky)
Listopad (2 příspěvky)
Říjen (4 příspěvky)
Září (2 příspěvky)
Srpen (2 příspěvky)
Červenec (5 příspěvků)
Červen (1 příspěvek)
Květen (3 příspěvky)
Duben (4 příspěvky)
Březen (3 příspěvky)
Únor (2 příspěvky)
Leden (4 příspěvky)

2016

Listopad (3 příspěvky)
Říjen (2 příspěvky)
Září (2 příspěvky)
Srpen (5 příspěvků)
Červenec (4 příspěvky)
Červen (6 příspěvků)
Květen (4 příspěvky)
Duben (4 příspěvky)
Březen (5 příspěvků)
Únor (4 příspěvky)
Leden (2 příspěvky)