Nejdůležitější funkčnosti ve Variu a Portalu, se kterými zvládnete GDPR

Ve firmě podnikatele Jiřího řeší problém – GDPR nemají vyřešené tak, jak by si představovali. Největší potíží je pro ně anonymizace a perfektní zabezpečení citlivých dokumentů. Proto přemýšlí, že si pořídí nové systémy na splnění GDPR povinností.

Jsou vám tyhle starosti povědomé? Vy však kvůli GDPR nemusíte hledat nový software a složitě se v něm učit pracovat. Všechno totiž zvládnete přímo ve svém Variu nebo Portalu. Podívejte se na jednotlivé dílky GDPR skládačky, se kterými si ušetříte čas a ulehčíte práci.

V agendě GDPR si pohlídáte účely zpracování i souhlasy

Agenda GDPR a další funkce ve Variu vám pomůže naplnit požadavky nařízení GDPR, sledovat životní cyklus osobních dat a realizovat vaše procesy nakládání s nimi. Potřebné funkce jsme připravili jak pro citlivá data v personalistice, tak i pro osobní údaje, které se nacházejí v adresáři a jednotlivých dokladech. Usnadněte si práci s agendou GDPR.

Evidujte a zabezpečte citlivá data zaměstnanců či klientů

Ve Variu můžete evidovat řadu citlivých údajů – datum narození, telefonní číslo nebo třeba absolvovaná školení či znalosti cizích jazyků. V agendě GDPR snadno definujete, do kterých polí tato data zapisujete a jak dlouho je budete evidovat.

Pracujte se souhlasy

Souhlas se zpracováním osobních údajů můžete získat různým způsobem, e-mailem, potvrzením na e-shopu nebo vyplývá ze smluvních podmínek. Ve Variu můžete evidovat a snadno zobrazit souhlas získaný kterýmkoli způsobem v deníku záznamu.

Sledujte účel zpracování

Za účel zpracování se považuje jednoduše důvod, pro který chcete osobní údaje zpracovávat (shromažďovat) nebo-li kvůli čemu či za jakým cílem, chcete osobní údaje evidovat a pracovat s nimi. Jiné účely zpracování bude mít obchodní firma, jiné zase mzdová účetní. Vario vám vyjde vstříc a umožní Vám nastavit ten správný účel zpracování.

Zajistěte anonymizaci

Čas exspirace zadaných údajů jednou přijde a vy nemusíte mazat ručně jeden údaj po druhém. Využijte funkci na vymazání exspirovaných dat a zneplatněte je hromadně podle vašeho nastavení.

Zobrazte si a exportujte osobní údaje

Soukromá data si můžete snadno zobrazit v přehledných zobrazeních osobních údajů evidovaných k osobám či na jednotlivých dokladech. Snadno také vystavíte výpis nebo připravíte export evidovaných dat subjektu údajů, který o ně požádá.

Přečtěte si podrobnosti o agendě GDPR >>

Ve Variu vyřídíte všechny důležité kroky, které požaduje GDPR.

Archivujte data bezpečně v agendě Dokumenty

Základem GDPR je dokonalá kontrola nad dokumenty. S tím souvisí

  • bezpečná archivace,
  • zabezpečení proti přístupu uživatelů bez oprávnění
  • a kontrola změn dokumentů.

Pro připojení naskenovaných faktur, smluv či platových výměrů u odpovídajícího záznamu ve Variu na kartě Dokumenty využijte formát Dokument Portal, díky kterému máte pod kontrolou celý proces práce s dokumenty – od založení až po smazání. U každého dokumentu nastavíte, kdo ho může prohlížet, a zároveň máte v historii úprav přehled o tom, kdo dělal v dokumentu změny.

Řiďte interní procesy v souladu s GDPR v Portalu

GDPR není jen kopa starostí na hlavu IT administrátora. Prověřuje totiž také kvalitu interních procesů a zásad – a právě s tím vám pomůže Altus Portal.

V Portalu pohodlně:

  • hlídejte platnosti dokumentů,
  • řiďte dokumentaci,
  • rozešlete dokumenty zaměstnancům, kterých se daný dokument týká,
  • vyžadujte podpisy,
  • nastavte schvalovací workflow pro dokumenty z Portalu i záznamy z Varia.

Přečtěte si, s čím vám pomůže Portal >>

Propojte si svůj e-mail na Outlooku s Variem

Zákazníci, zaměstnanci a další subjekty údajů u vás mohou podle GDPR uplatňovat svá práva – například žádat o anonymizaci nebo export dat. Kromě toho vám posílají i své souhlasy se zpracováním údajů.

To všechno je pro subjekty údajů pohodlné řešit přes e-mail, ale pro vás už to tak snadné není – zpracováním zpráv trávíte denně i hodiny času.

Zkrátit a usnadnit práci vám pomůže doplněk pro zápis e-mailu do Varia, kde:

  • vyberete záznam (firmu či zaměstnance)
  • a v jednom kroku zároveň zapíšete zprávu do Deníku a soubor uložíte do dokumentů.

Se splněním GDPR vám rádi pomůžeme. Zavolejte nám nebo napište a vymyslíme pro vás nejlepší řešení.

Buďte s námi na Facebooku nebo Twitteru a žádné novinky v Altusu vám neutečou.

3 | 2018

5 kroků, jak si na jaře zpříjemnit práci ve Variu

Právě teď je nejlepší čas naučit se něco nového a usnadnit si díky tomu práci ve Variu. Máme pro vás 5 tipů na jednoduché vychytá...
3 | 2018

Pro splnění GDPR jsou důležité interní směrnice, říká obchodní ředitelka Radka Aschenbrennerová

Radka Aschenbrennerová má náhled na fungování firem víc než bohatý. Ve firmě se pohybuje už 18 let a dnes působí jako vedoucí obc...
3 | 2018

Chystáte se na daňové přiznání? Zjistěte, jak srazit daně na minimum

I když daňoví poplatníci tradičně počítají s koncem března, díky Velikonocům letos podáte daňová přiznání až do 3. dubna. To je n...
3 | 2018

V Novobalu potřebovali nový systém s dobrými funkcemi. Rozhodnutí padlo na Vario.

Sklad, Pokladna nebo Nákup zboží – to jsou jen některé funkce Varia, které den co den používají v pelhřimovském Novobalu. A...
2 | 2018

Připomeňte si 7 legislativních změn roku 2018, které se hodí znát

GDPR odstartuje revoluci v sankcích za prohřešky v ochraně osobních údajů. Prohlášení k dani může být v elektronické formě. Zvýši...

Zasílat novinky


Články podle témat

Archiv novinek

2018

Srpen (1 příspěvek)
Březen (4 příspěvky)
Únor (5 příspěvků)
Leden (3 příspěvky)

2017

Prosinec (2 příspěvky)
Listopad (2 příspěvky)
Říjen (4 příspěvky)
Září (2 příspěvky)
Srpen (2 příspěvky)
Červenec (5 příspěvků)
Červen (1 příspěvek)
Květen (3 příspěvky)
Duben (4 příspěvky)
Březen (3 příspěvky)
Únor (2 příspěvky)
Leden (4 příspěvky)