5 tipů na rychlejší práci pomocí intranetu Altus Portal

Zaprášené šanony v archivu, nejasnosti kolem zastupování lidí na dovolených a příliš mnoho nezpracovaných e-mailů od kolegů. Přesně takové starosti vám odpadnou díky intranetu Altus Portal, se kterým najedete na pohodlnou bezpapírovou kancelář a přehlednou databázi dokumentů.

Podívejte se na našich 5 vychytávek v Portalu, se kterými vám půjde práce od ruky.

1. Portal pomůže více lidem, než si možná myslíte

V účtárně potřebují schvalování, personalisté si pochvalují funkce workflow a manažery zajímají reporty. To jsou nejběžnější funkce a uživatelé ve firmě, kteří s Portalem pracují. Ale stejně tak intranet urychlí práci i na dalších odděleních a také ve výrobě či ve skladu.

V každém oddělení si v Portalu snadno vytvoří vlastní databázi znalostí. Tu si může spravovat každý uživatel i sám pro sebe – Portal funguje jako složka dokumentů s přehlednou stromovou strukturou.

V Portalu spolu mohou zaměstnanci sdílet například obrázky a tabulky nebo i jídelní lístky oblíbených restaurací. Portal slouží také jako editor – vytvoříte v něm textové dokumenty, tabulky, obrázky či dokumenty ve formátu PDF. Jednoduše založíte i hlasování třeba o termínu firemního večírku.

Budete na firemním večírku hrát stolní fotbal nebo si uděláte si ochutnávku vín? V Portalu spustíte hlasování a ještě v ten den budete vědět, čemu dávají kolegové přednost, aniž byste je po jednom obcházeli.

2. Díky verzím a historii dokumentů máte hned jasno, který dokument je aktuální

V Portalu se vám nestane, že byste měli několik verzí dokumentu a nevěděli, která z nich je platná. Vždy je totiž zveřejněná pouze jedna – ta aktuální.

Pokud připravujete například směrnice a vydáváte každý rok novou variantu třeba jen s drobnými úpravami, vidí lidé vždy aktuální variantu. V historii ale najdete svou práci a snadno si zobrazíte úpravy a změny, které jste ve verzích udělali.

 

3. Skupiny dokumentů a uživatelů pomohou třídit práci

Třeba při nástupu nového zaměstnance nebo při sérii školení využijete skupiny dokumentů. Zaměstnanci jednoduše pošlete e-mail s odkazem na dokumenty, které má přečíst, podepsat či vyplnit. Skupinu dokumentů předpřipravíte například i pro zaměstnance, kteří právě absolvují školení řidičů a BOZP.

Podobně si vytvoříte skupinu uživatelů. Pokud často komunikujete s několika kolegy, nemusíte jim vždy psát e-mail, telefonovat nebo je obcházet s papíry. Stačí vytvořit v Portalu skupinu uživatelů a už můžete společně pracovat, i když každý sedíte v jiné kanceláři nebo třeba i městě.

4. Portal se postará o vaši práci, když budete na dovolené

Chystáte se na 14denní dovolenou, jenže v práci máte na starosti schvalování faktur, které nepočkají. Jak to udělat, aby vaši práci zvládl někdo jiný a nic mu neuteklo?

V Portalu si nastavíte zastupitelnost. Znamená to, že v systému zadáte délku dovolené a svého zástupce. Portal pak bude faktury posílat vašemu kolegovi a v den, kdy se vracíte, je začne opět předkládat vám. A když změníte plány a objevíte se v práci dříve, není to žádný problém – jen v Portalu zadáte změnu délky dovolené.

5. Veďte systém managementu jakosti podle norem

Pokud se chcete svým klientům pochlubit managementem jakosti například podle mezinárodní normy ČSN EN ISO 9001/2001, bude pro vás Portal cenným pomocníkem. Systém totiž úspěšně prošel audity několika norem, takže je certifikovaný i pro:

  • ISO 17025,
  • ISO 13485,
  • ISO 14001
  • a Správnou výrobní praxi SUKL.

Zeptejte se nás na Portal třeba na našem Facebooku. Anebo si rovnou objednejte prezentaci systému, kde vám systém rádi (a samozřejmě zadarmo) ukážeme.

2 | 2018

Report: co se naučíte na školení ke změnám v modulu Mzdy pro rok 2018

Nový rok přináší nové legislativní úpravy ve mzdách, daních i dalších oblastech. Namátkou jmenujme navýšení minimální mzdy, vznik...
2 | 2018

Firmy o více než 25 osobách musejí do 15. 2. odevzdat Oznámení o plnění povinného podílu za rok 2017

Pokud vaše společnost měla v minulém roce přes 25 zaměstnanců, musí splnit tak zvaný povinný podíl, to znamená zaměstnávat i osob...
2 | 2018

Praktický doplněk: Vario automaticky propojí výpis z banky s hrazenými doklady

Zná to každý obchodník, který umožňuje platby kartou. Zákazníci jsou spokojení, že mohou platit hotově či kartou, jak se jim zlíb...
1 | 2018

Jak na roční závěrku ve Variu? Postupujte podle našeho seznamu kroků

Výpočty a postupy, kterým se denně věnujete, perfektně znáte a s přehledem zvládáte. Jenže občas do toho přijde něco mimořádného ...
1 | 2018

Usnadňujeme vám práci: do modulu Pokladna jsme přidali platební terminál

Zaplatit kartou – to už je pro většinu zákazníků úplně samozřejmá věc. I když kupují třeba jen pár šroubků nebo kotouč do b...

Zasílat novinky


Články podle témat

Archiv novinek

2018

Srpen (1 příspěvek)
Březen (4 příspěvky)
Únor (5 příspěvků)
Leden (3 příspěvky)

2017

Prosinec (2 příspěvky)
Listopad (2 příspěvky)
Říjen (4 příspěvky)
Září (2 příspěvky)
Srpen (2 příspěvky)
Červenec (5 příspěvků)
Červen (1 příspěvek)
Květen (3 příspěvky)
Duben (4 příspěvky)
Březen (3 příspěvky)
Únor (2 příspěvky)
Leden (4 příspěvky)

2016

Listopad (3 příspěvky)
Říjen (2 příspěvky)
Září (2 příspěvky)
Srpen (5 příspěvků)
Červenec (4 příspěvky)
Červen (6 příspěvků)
Květen (4 příspěvky)
Duben (4 příspěvky)
Březen (5 příspěvků)
Únor (4 příspěvky)
Leden (2 příspěvky)